Réunion des adhérents - bureau du 18 septembre

Objets de la réunion
présentation de l'association fil rouge et de leur outil de communication le MAG
point avec le parrain Cotagon sur l'actualité de StrataGEM, les questions de budget, la suite des activités, etc.

Présents : Caroline Dickson (parrain Cotagon), Elodie et Sonia (animatrices), Roméo, Valentin, Agnès, Elise, Fanny, Frederic, Thomas

Présentation de l'association fil rouge

une association située sur Fontaine qui intervient jusqu'à présent surtout sur l'agglomération Grenobloise et cherche à étendre son activité
cœur d'activité : action culturelle et réalisations et projets audiovisuels
peuvent intervenir sous trois formes auprès du GEM
proposer une ou des initiations vidéo / photos ou autres supports audiovisuels
appuyer à la réalisation d'un film par exemple de communication du GEM, ou dans le cadre de ses projets (projet sensibilisation)
proposer une diffusion du MAG et permettre aux membres du GEM de participer à la création de son contenu

Le MAG, c'est quoi ?

Le principe : comme les écrans dans les commerces, stations essence, etc. qui diffusent de la pub.
Mais à destination des structures et personnes liées au handicap psychique. Leur permettre d'accéder à un contenu qui leur apporte : quelles sorties, quelles activités culturelles, recettes de cuisine, travail (découvrir des métiers et secteurs d'activité).
Ce contenu est créé par les personnes des structures. Des groupes qui se réunissent régulièrement, définissent ensemble le contenu puis se répartissent le travail. Permet de travailler aussi écriture, photographie, vidéo...
Ensuite, chaque structure compose sa chaîne de diffusion en définissant le contenu interne qu'elle veut diffuser en interne, les contenus externes qu'elle souhaite proposer, et ses contenus interne qu'elle souhaite diffuser à tout le monde.
Pour l'instant surtout grenoble ; par trop étendu à Voiron car nécessite que les structures sur place acceptent l'installation du MAG (installation de l'écran pris en charge mais ensuite location mensuelle et formation payante) ; mais si ça se développe rien n'empêche un jour qu'il y est une boucle MAG voironnaise avec quelques infos de Grenoble. Par contre nos infos ne peuvent être diffusées que dans les structures qui ont intégré le projet (pour l'instant pas CMP, ni HdJ, ni Rigodon, etc.)

Pour la suite à StrataGEM
ils proposent de faire une démonstration du MAG (sans engagement au local)
puis on discute ensemble de si ça peut nous intéresser ou non

Point StrataGEM et parrain

1/ Rappel rôle du parrain

Chaque GEM a un parrain, qui appuie l'association dans sa gestion (notamment pour stratagem dans sa gestion des ressources humaines : embauche animatrices), et dans son développement.
Le parrain doit être présent régulièrement aux instances de direction du GEM (assemblée générale, Conseil d'administration, bureau).

Rappel des instances :
assemblée générale : réuni une fois par an tous les adhérents pour acter les activités de l'association et valider les grandes orientations de l'année suivante
Conseil d'administration : réunit les administrateurs (élus chaque année en Assemblée générale) pour la gestion au fil de l'eau de l'association
Bureau : composé du président, du trésorier et du secrétaire, il met en œuvre les décisions du Conseil d'administration (engagement des dépenses, des contacts, etc.)

2/ Question de gouvernance : postes de trésorier et président

Bureau actuel :
Président : Valentin
Trésorier : Roméo
Secrétaire : Matthieu

Roméo souhaite poursuivre ses fonctions de trésorier et pour l'instant les déplacements sont tenables. Pour lui faciliter le suivi, il est proposé de mettre en place un tableau de suivi quotidien des mouvements d'argents qui sera complété par les salariées et les adhérents volontaires qui lui permettra d'identifier facilement l'objet des dépenses réalisées au moment de faire les bilans comptables (mouvements en espèces et en chèques notamment, mais aussi sortie par sortie et en distinguant les activités).

Valentin ne souhaite pas poursuivre ses fonctions de président mais dans l'immédiat, il n'y a pas encore de candidat à la reprise. Nous sommes également bloqués par le principe posé à la création de l'association et du à la contrainte de la banque de ne pas donner les fonctions de trésorier et président à des personnes sous curatelles (officielles ou familiales), car le rôle du président en cas d'absence du trésorier est d'engager aussi les dépenses. Caroline propose de continuer à en parler entre nous jusqu'à l'assemblée générale, d'ici là de continuer le principe de délégation sur la représentation et la communication aux personnes qui le souhaitent pour épauler Valentin, et il va voir quelles sont les possibilités sur cette question de curatelle.

3/ Assemblée générale à venir et rapport d'activité

L'assemblée générale aura lieu début 2025 (la dernière a été faite en 2024).
A cette occasion devra être présenté un rapport d'activité (à faire ensemble) présentant aux adhérents et partenaires toute l'activité de 2024 :
les sorties
les activités, les soirées
les partenariats et les rencontres
les projets
l'évolution du nombre d'adhérents
les permanences et les moments les plus fréquentés
la communication réalisée
les apports plus informels du GEM (renseignements à des personnes de passages, témoignages d'adhérents)
la gouvernance du GEM (réunion des adhérents, du CA, du bureau...)
le budget
On proposera des temps de travail en fin d'année pour avancer sur le rapport.

4/ Budget et financement ARS

Caroline rappelle que le GEM est financé par l'Agence Régionale de Santé, et que celle-ci en contrepartie demande quelques fois dans l'année (notamment une fois par an) des informations sur le GEM par rapport à sa fréquentation et son activité. L'autre point qu'elle regarde c'est le budget.
Le GEM a reçu sa première subvention de l'ARS fin novembre 2023, et depuis reçoit environ 7000 euros de subvention par mois.
Sa trésorerie actuelle s'élève à environ 60000 euros. D'ici la fin d'année (les quatre derniers mois), le GEM va percevoir environ 30000 euros supplémentaires.
Sur les quatre mois restants de 2024, le GEM va dépenser environ 13000 euros de frais de fonctionnement (salaires, eau, électricité, dépenses récurrentes...)
Il reste donc environ 75000 euros à dépenser en sorties, activités, voyages, équipements, prestations , communication, etc.
Caroline indique qu'il faut faire attention aux groupes de dépenses précisés par l'état.

5/ Investissements à venir

Voici les dépenses prévues actuellement d'équipement pour le GEM
mobilier : rachat de chaises, d'un bureau, de poufs et grands coussins
informatique : achat de deux ordinateurs en libre accès ou à disposition pour des ateliers informatiques (le devis est à valider par le bureau)
achat d'une console (PS 5 ou plus ancienne?)
Achat enceinte avec micro
achat lecture DVD BlueRay
achat d'une rampe handicapée pour respecter la réglementation en termes d'accessibilité
Fanny propose également pour l'aspect communication
l'achat d'un appareil photo
d'une caméra
On peut estimer le budget d'équipement sur la fin 2024 à 5000 / 6000 euros.

Se pose aussi la question à réfléchir (assurance, parking) de l'acquisition d'un véhicule par le GEM pour faire les sorties. Il est également possible si on ne l'achète pas en 2024 de provisionner les coûts pour 2025 (coût entre 40000 et 60000 € en neuf).

6/ Activités développées et activités à venir

Dans les activités mises en œuvres jusqu'à présent :
pétanque
sortie cinema
sortie luge d'été à autrans
ateliers dessins et pixel art
ateliers informatiques
sortie au lac de charavines
balades urbaines et natures
des sorties piscines mais reportées finalement
des ateliers pâtisserie
des moments jeux, discussions autour de café...
un projet sensibilisation avec dans un premier temps la réalisation d'affiches pour aider les personnes (concernées ou aidantes) à s'orienter dans les soins relatifs à la santé mentale
sortie bowling
sorties médiathèques
Et pour la fin 2024/début 2025 en plus de ces premières activités
mise en place d'ateliers repas ou goûters partagés
ateliers de bricolage
ateliers connaissance de soi et des autres (présentation d'objets ou lecture personnelles, sophrologie, animations...)
ateliers créatifs
danse biodynamique
céramique
improvisation théatrale
ateliers spiritualité
gestion des émotions / art thérapie
sports : badmington / pingpong
boxe
danse(s)
visionnage de films au local
sorties chataignes
...

Des sorties également
bowling
minigolf
luge d'été en hiver
sortie près du monastère de la grande chartreuse
… ou autre
A noter qu'il est proposé pour la fin 2024 comme le budget le permet de ne pas demander de participation lors des sorties.

Des initiations à des activités, les plus sollicitées étant
musique et/ou chant
Baptème de l'air en petit avion
couture
dragon boat
baptèmes de plongée
cours d'espagnol et d'anglais
escrime
danse sur djembe et percussions africaine
navigation voile
volleyball
tir à l'arc
formation 1er secours en santé mentale

Et se pose également la question d'un voyage d'ici la fin d'année (à creuser : dysneyland?)

Dépenses à prévoir en conséquences
les coût des sorties : le coût moyen d'une sortie est de 200 €
le coût des interventions pour les initiations
le coût des activités : achat de matériel pour le bricolage, location ou achat de matériel sportif, achat des provisions pour les repas, achats de jeux, kaplas, livres (pour constituer une petite bibliothèque), matériel créatif pour les permanences ou les activités....

7/ Adhésions

Le GEM compte actuellement sur 2024 12 adhérents et 7 visiteurs.
3 personnes se sont présentées une première fois mais sans suite (pour deux d'entre elles en exprimant le fait qu'elles ne souhaitaient pas revenir, soit pas manque de temps, soit parce que ça ne leur correspondait pas). D'autres personnes expriment le fait que parfois la difficulté vient surtout de sortir de chez elles. Caroline suggère lorsqu'il y a des sorties ou des activités de proposer aux personnes qui sont intéressées d'aller les chercher devant chez elle pour faciliter l'impulsion de départ.
Trois personnes sont aussi passées au GEM pour des conseils par rapport à leurs proches, ou des renseignements. Dans ces cas là, on leur donne des adresses et des contacts.

8/ Communication (site internet, forum actif, facebook, affiches...)

Le GEM a été bien identifié par le CMP et l'Hopital de Jour qui envoient régulièrement du monde.
Cependant Fanny et Agnès font remarquer qu'ils n'ont pas placé les affiches de manière très visibles dans leur locaux. Par contre il n'y a pas trop de personnes qui viennent depuis le secours catholique ou le centre social chez qui nous avions aussi posé des affiches.
Comme nous commençons à avoir des photos, il pourrait être interessant de faire une affiche un peu plus attractive en plus du flyer pour communiquer sur les activités.
2 personnes ont eu connaissance du GEM par le biais de l'article publié par l'UNAFAM.
Il est aussi prévu de relancer le Rigodon qui nous avait proposé de venir présenter le GEM aux bénévoles à la rentrée.
Caroline suggère aussi que l'on relance les CMP de Tullins et Saint Laurent du Pont (voir Voreppe) comme le GEM est destiné à tout le pays voironnais.

En termes de communication en ligne, il existe le site internet que Matthieu a créé et le groupe facebook créé par Roméo. Cependant sur facebook le groupe ne ressort pas facilement lors d'une recherche, du coup il pourrait être interessant de créer une page spécifique. Pour les outils internes, outre le groupe de discussion instantanée what's app, Frederic propose de mettre en place un forum actif qui permettrait de conserver les discussions et les suggestions et développer l'entraide en ligne.

Il pourrait être interessant de créer un comité de rédaction, comme le fait Fil rouge, un petit groupe de personne qui se réunit régulièrement pour faire le point sur les choses à communiquer et se répartir le travail en fonction des supports de prédilection de chacun (blog, facebook, etc.).

9/ Partenariats développés / à venir

VELPH : une association liée au CHAI de Saint-Egrève, qui souhaite venir un peu sur Voiron pour se rapprocher de certains de ces adhérents. Ils organiseraient dans les locaux du GEM des activités (soirées jeux ou autres) auxquelles pourraient participer également les adhérents. Inversement une convention pourrait être mise en place pour que les membres du GEM qui souhaitent participer aux activités de VELPH puissent y avoir accès facilement.
MJC Voiron : le projet serait à élaborer, mais ils seraient ouverts à collaboration pour sensibiliser leurs jeunes sur les questions de santé mentales, par des ateliers un peu créatifs (vidéos, photos...).
Une piste est aussi à creuser par rapport au festival des cultures urbaines.

10/ Permanences et fréquentation local

Les principaux jours de fréquentation sont les lundis, mercredis après midi, vendredis (hors activités ou réunion). Quelques membres ont déjà fait des ouvertures du local les mardis ou lundis et mercredis lors d'absence des animatrices. Il a été convenu qu'à chaque fois au moins deux membres soient présents, pour des questions de sécurité mais aussi pour que ce soit plus agréable.
Le local est bien situé en termes d'accès, plusieurs personnes s'arrêtant devant pour lire les informations et facile d'accès en transports en commun. Manquent cependant un peu d'ensoleillement et peut-être d'un petit espace extérieur un peu abrité des bruits de la rue.

Caroline rappelle cependant que le projet du GEM comprenait aussi une partie itinérante sur tout le territoire Voironnais, et qu'il est important de réfléchir à cette partie du projet pour ne pas s'enfermer sur Voiron.

11/ Remboursement déplacements bénévoles

Dans le projet du GEM il était prévu de rembourser les déplacements des bénévoles ou adhérents qui contribuent au fonctionnement du GEM (courses, trajets avec véhicules personnels pour covoiturer pour des activités, participation pour le bureau ou le CA aux réunions).
Une feuille de déplacement est à disposition de toute personne qui le souhaite.
Pour les frais de voiture il est proposé de se caler sur le barème de cotagon.
Pour les frais de trains la part du remboursement doit être discuté en CA.

12/ Organisation des CA / bureau à venir

Caroline rappelle que le parrain est censé être là pour les réunions de bureau et de CA. Pour des questions d'emploi du temps, elle propose qu'on alterne un mois sur deux CA et bureau.
Dans le projet du GEM (et ses statuts), il est normalement prévu une réunion CA une fois par trimestre, et une réunion bureau une à deux fois par mois.

A valider au prochain CA

soirées pour les anniversaires (conditions à fixer?)
voyage fin d'année
initiations
outils de communication : intérêt le MAG ?
Non demande de participation pour les sorties
utilisation des locaux par VELPH
prévoit on un achat de véhicule ?
Acter le changement de siège social et autoriser l'un des membres à le déclarer
réflexion sur l'itinérance du GEM (commande de l'appel à projet de l'ARS)